本報特約–企業管理/非生產性採購,別掉隊

中央日報 – 2014年1月24日 下午1:10

非生產性採購不僅對其他業務模組起到支援的作用,還會起到部分的牽引和領導的作用。實際上,大部分國際較先進的企業已把採購管理上升到戰略性的位置。

 越來越多的企業把注意力從市場戰略轉移到管理轉型上來,期望通過降低運營成本,提高運營效率,採購轉型也成為不可忽視的一個課題。不過,大多數企業把注意力集中在直接材料的採購轉型上,或者把直接採購和非生產性採購混為一談。

 如果說直接採購是為企業提供充足的彈藥,那麼非生產性採購則是為企業提供保證生命線的“糧草”。正所謂“兵馬未動, 糧草先行”,非生產性採購貫穿著企業的整條價值鏈,幾乎覆蓋企業的各個職能板塊。因此從功能上來講,非生產性採購不僅對其他業務模組起到支援的作用,還會起到部分的牽引和領導的作用。所以,非生產性採購管理的定位已經不再是簡單的被動交易型管理,而是主動的戰略型管理。實際上,大部分國際較先進的企業已把採購管理上升到戰略性的位置,其採購管理人員90%以上已開始參與戰略制定和戰略決策的活動中來。對中國大陸企業來說,非生產性採購亟需轉型,迎頭趕上。

 複雜的非生產性採購

 簡單來說,非生產性採購的特性就是複雜。

 從數量來看,非生產性採購的品類多、供應商數量多、訂單需求多、關聯的需求部門多。以汽車業為例,一般公司的非生產性採購的三級品類數量根據劃分的粗細度不同,少則幾百,多則上千。而供應商的數量更是因為品類的繁多而成倍的增加。同時,訂單的數量更是比直接採購多得多。而通常情況下,一個新的訂單則意味著一份新的合同(框架協議除外)。所以,非生產性採購需要制定、審批和管理的合同的數量也是巨大的。

 從差異性來看,非生產性採購的品類和品類之間的特性差異較大。比如辦公用品和技術諮詢,一個是實物類,一個是服務類。比如交付品質,在汽車業,直接採購的金屬零部件和橡膠零部件可以統一要求品質標準為不合格率不得大於200ppm(既不合格率小於一百萬分之200),而非生產性採購卻沒有辦法這麼統一的要求。此外供應商的差異也非常大,可能涵蓋跨國企業以及連管理流程也沒有的私營企業。

 從關係來看,非生產性採購中的品類和品類,供應商和供應商,訂單與訂單之間往往存在千絲萬縷的聯繫。比如設備的供應商和設備維護的供應商往往是一家,或則同一個集團。生產線的採購訂單往往牽涉技術服務的訂單和合同的制定。有的時候,甚至某個供應商和企業的競爭對手,有直接或間接股權關係或合作關係。

 從動態上來看,非生產性採購的動態性更強一些。如非生產性採購的需求會隨著時間的變化而變化。像備品配件的採購,往往財務年度的中期會是採購需求的高峰期,而其他時期相對較少(具體的需求量變化根據行業和企業性質不同而不同)。再比如非生產性採購的價格,也會隨著淡旺季的變化而變化。

 從透明度上來看,非生產性採購的透明度遠遠低於直接採購的透明度,企業沒有辦法像直接採購那樣,對每一個品類的成本和價格的波動都瞭若指掌,也沒有辦法對每一家供應商的性質和彼此之間的關係或與競爭對手的關係都洞若觀火。而且在管理上,如果沒有非常好的資料管理和IT系統的支援,能夠透析非生產性採購管理的支出分析模型基本上沒有可能被建立起來。

 轉型戰略性管理

 那麼,應如何在企業的轉型過程中,有針對性地將非生產性採購管理提升到戰略型管理的位置,有效支援、協調、引導其他功能模組的管理與發展呢?

 首先要有效地管理非生產性採購的複雜性。這就要求非生產性採購的管理需要有清晰的品類劃分和差異化管理。一般來講,可根據非生產性採購的物資屬性,把採購的品類分為產品類和服務類。同時,根據需求的性質把非生產性採購需求分為一次性和重複性。然後,根據結合不同的物資屬性和需求性質,設定差異化的採購策略和管理方案。其次,需要建立合理、敏捷的採購業務流程,同時關注採購風險的控制。

 畢竟,非生產性採購的大多數訂單要求完成的時間較為緊迫。如果業務流程設計的像直接採購一樣,往往會嚴重阻礙需求部門的效率。比如說新產品市場推廣活動的服務採購,如果像直接採購那樣,一步步從潛在供應商選擇,定點、合同談判,簽訂和履約和資訊維護等步驟完整的走下來,恐怕採購完成後,市場的時機早已錯過。

 其次,在非生產性採購的業務流程中,最為重要的是決策流程。一旦審批許可權和門檻金額設置不合理,容易造成高級採購管理人員的案頭需要審批的合同堆積如山。同時,由於審批的合同的數量巨大,而時間卻非常的有限,導致審批人連快速流覽所有需要審批的合同的內容的時間都沒有,審批的品質根本不可能等到保證。

 正確的決策流程首先需要引入多部門對不同的決策內容進行審批的機制,還要設置敏捷的決策審批制度和合理的審批門檻。如上汽通用的採購決策機制,首先引入了需求、採購和技術、財務等多部門,分別對採購決策的技術、價格、財務等進行審批。需要根據企業的支出情況,設置合理的決策門檻金額。不同的管理層級對不同的門檻金額負責。為了保證非生產性採購決策的效率,決策會議每週召開為宜。

 最後,也是最重要的一點,就是非生產性採購的人員能力的綜合提升。由於非生產性採購管理性質的提升,管理範圍的拓展,不可避免地要求採購人員越來越多以積極參與者的身份參與其他業務的管理與提升中來,對採購職能人員的能力要求逐漸向綜合性發展,諸如變革/專案管理、溝通/團隊技巧等“軟實力”也變得日益重要。毫不誇張地說,非生產性採購人員的能力提升的成功與否也就直接決定了非生產性採購轉型的成功與否。

              (大陸國研網專供,作者:張仕臻)

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